Khái niệm cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ
1. Hệ thống đảm bảo tính phù hợp của hoạt động kinh doanh
Sau đây là bản phác thảo các quyết định liên quan đến hệ thống nhằm đảm bảo việc thực hiện công việc kinh doanh của các giám đốc tuân thủ luật pháp, quy định và Điều lệ công ty, cũng như hệ thống nhằm đảm bảo tính phù hợp của các hoạt động kinh doanh khác.
1) Hệ thống đảm bảo việc thực hiện nhiệm vụ của giám đốc và nhân viên tuân thủ luật pháp, quy định và Điều lệ công ty
- Hội đồng quản trị sẽ thiết lập các quy định tuân thủ và nỗ lực thiết lập một hệ thống tuân thủ để đảm bảo việc thực hiện nhiệm vụ của giám đốc và nhân viên tuân thủ luật pháp, quy định và Điều lệ công ty.
- Chúng tôi sẽ thường xuyên cung cấp chương trình giáo dục tuân thủ cho nhân viên nhằm mục đích nâng cao nhận thức về tuân thủ.
- Văn phòng Kiểm toán nội bộ sẽ kiểm toán tính hiệu quả của hệ thống tuân thủ và báo cáo tình trạng của hệ thống tuân thủ cho Giám đốc đại diện và Chủ tịch.
- Nếu bất kỳ giám đốc hoặc nhân viên nào phát hiện việc thực hiện nhiệm vụ của mình không tuân thủ luật pháp, quy định hoặc Điều lệ Công ty, họ sẽ báo cáo vấn đề này lên Hội đồng Quản trị và Ủy ban Kiểm toán và Giám sát. Mỗi thành viên Ủy ban Kiểm toán và Giám sát sẽ kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ của các giám đốc.
②Hệ thống lưu trữ và quản lý thông tin liên quan đến việc thực hiện nhiệm vụ của giám đốc
- Thông tin liên quan đến việc thực hiện nhiệm vụ của giám đốc sẽ được ghi lại trong các tài liệu (giấy hoặc phương tiện điện tử) và được lưu trữ và quản lý đúng cách theo luật pháp và quy định, Điều lệ công ty và các quy tắc và chính sách nội bộ như "Quy định quản lý tài liệu". Giám đốc và các thành viên của Ủy ban Kiểm toán và Giám sát sẽ có thể xem các tài liệu này.
- An ninh thông tin sẽ được cải thiện liên tục theo Quy định quản lý an ninh thông tin.
3) Các quy tắc và hệ thống khác để quản lý rủi ro mất mát
- Để quản lý rủi ro liên quan đến quản lý chung, chúng tôi đã thiết lập các quy định về quản lý rủi ro và quy định tuân thủ, và Văn phòng Kiểm toán nội bộ sẽ thiết lập và xác minh tình trạng thực hiện các quy định này, cũng như thường xuyên cung cấp đào tạo cho tất cả nhân viên (bao gồm giám đốc, thành viên ủy ban kiểm toán và giám sát, nhân viên, nhân viên hợp đồng, v.v.).
- Công ty sẽ nỗ lực thiết lập một hệ thống quản lý khủng hoảng nhanh chóng bằng cách thành lập Ủy ban quản lý, bao gồm các giám đốc, thành viên Ủy ban kiểm toán và giám sát, cùng các nhân viên chủ chốt, thảo luận về vấn đề tuân thủ, quản lý rủi ro và bảo mật thông tin.
4) Hệ thống đảm bảo giám đốc và nhân viên thực hiện nhiệm vụ của mình một cách hiệu quả
- Về nguyên tắc, Công ty sẽ tổ chức họp ban quản lý một lần một tuần, họp hội đồng quản trị thường kỳ một lần một tháng hoặc họp hội đồng quản trị bất thường khi cần thiết để chia sẻ thông tin và truyền đạt ý tưởng, đưa ra các quyết định quan trọng liên quan đến việc thực hiện kinh doanh một cách kịp thời và giám sát tình hình thực hiện kinh doanh của các giám đốc.
- Quyền hạn và trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ sẽ được xác định theo các quy định nội bộ như "Quy định của Hội đồng quản trị", "Quy định của tổ chức" và "Quy định của cơ quan hành chính" và sẽ được xem xét lại khi cần thiết.
⑤Hệ thống đảm bảo tính phù hợp của các hoạt động kinh doanh trong tập đoàn bao gồm Công ty, công ty mẹ và các công ty con
Để ngăn ngừa các giao dịch hoặc thực hành kế toán không phù hợp giữa Công ty, công ty mẹ và các công ty con, Phòng Kiểm toán nội bộ sẽ tiến hành kiểm toán nội bộ thường xuyên và báo cáo kết quả cho Giám đốc đại diện, Chủ tịch công ty và các thành viên Ủy ban Kiểm toán và Giám sát, qua đó đảm bảo tính phù hợp của mọi hoạt động kinh doanh.
⑥ Các vấn đề liên quan đến nhân viên yêu cầu bổ nhiệm nhân viên hỗ trợ thành viên Ủy ban Kiểm toán và Giám sát thực hiện nhiệm vụ của mình
Nếu Ủy ban Kiểm toán và Giám sát yêu cầu bổ nhiệm một nhân viên để hỗ trợ thực hiện nhiệm vụ của mình, thì nhiệm vụ đó sẽ do một thành viên của Phòng Hành chính thực hiện trong phạm vi hợp lý sau khi tham khảo ý kiến của Ủy ban Kiểm toán và Giám sát.
⑦ Các vấn đề liên quan đến tính độc lập của các nhân viên được đề cập ở mục trước so với các giám đốc khác (trừ các giám đốc là thành viên ủy ban kiểm toán và giám sát)
- Những nhân viên nêu tại khoản trước sẽ không nhận được chỉ thị hoặc mệnh lệnh từ giám đốc liên quan đến việc thực hiện nhiệm vụ do các thành viên Ủy ban Kiểm toán và Giám sát chỉ thị.
- Việc bổ nhiệm và điều động nhân viên như đã nêu ở trên sẽ được báo cáo trước cho các thành viên Ủy ban Kiểm toán và Giám sát và sẽ được sự chấp thuận của họ.
8) Hệ thống để giám đốc và nhân viên báo cáo cho Ủy ban Kiểm toán và Giám sát và các hệ thống khác để báo cáo cho Ủy ban Kiểm toán và Giám sát
- Nếu có khả năng xảy ra hoặc đã xảy ra một sự kiện có thể gây thiệt hại đáng kể cho công ty, hoặc nếu có khả năng xảy ra hoặc đã xảy ra một sự kiện vi phạm luật pháp, quy định hoặc Điều lệ công ty, giám đốc và nhân viên phải báo cáo sự kiện đó cho các thành viên của Ủy ban Kiểm toán và Giám sát.
- Tổng giám đốc đại diện và Chủ tịch, các giám đốc khác và các thành viên Ủy ban kiểm toán và giám sát sẽ trao đổi thông tin thường xuyên hoặc không thường xuyên về tình trạng tuân thủ và các nỗ lực quản lý rủi ro tại Công ty và các vấn đề quản lý khác, và sẽ nỗ lực thúc đẩy sự hiểu biết lẫn nhau giữa các giám đốc và các thành viên Ủy ban kiểm toán và giám sát.
9) Các hệ thống khác để đảm bảo rằng các cuộc kiểm toán của Ủy ban Kiểm toán và Giám sát được thực hiện hiệu quả
- Các thành viên của Ủy ban Kiểm toán và Giám sát có thể tham dự các cuộc họp của Hội đồng quản trị cũng như các cuộc họp của ban quản lý và các cuộc họp khác, và nhận báo cáo về các vấn đề quan trọng.
- Các thành viên của Ủy ban Kiểm toán và Giám sát có thể tự do kiểm tra hồ sơ ra quyết định và thực hiện kinh doanh của các giám đốc, v.v., bao gồm nhiều biên bản họp và tài liệu phê duyệt (giấy hoặc phương tiện điện tử).
- Các thành viên của Ủy ban Kiểm toán và Giám sát sẽ hợp tác và cộng tác với Văn phòng Kiểm toán nội bộ và thường xuyên tổ chức các diễn đàn để trao đổi ý kiến với Giám đốc đại diện và Chủ tịch.
10. Hệ thống đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính
Để đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính và việc nộp báo cáo kiểm soát nội bộ một cách hiệu quả và phù hợp theo quy định của Luật Công cụ tài chính và Giao dịch chứng khoán, Công ty phải thiết lập và duy trì hệ thống kiểm soát nội bộ liên quan đến báo cáo tài chính của Công ty theo Luật Công cụ tài chính và Giao dịch chứng khoán và các luật, quy định liên quan khác, đồng thời thường xuyên, liên tục đánh giá hệ thống đó để đảm bảo tính hiệu quả và hoạt động phù hợp, qua đó đảm bảo tuân thủ Luật Công cụ tài chính và Giao dịch chứng khoán và các luật, quy định liên quan.
⑪Hệ thống loại trừ các thế lực phản xã hội
- Công ty sẽ có lập trường cứng rắn chống lại các thế lực phản xã hội và từ chối mọi mối quan hệ với các thế lực phản xã hội trong Quy định về biện pháp đối phó với các thế lực phản xã hội, đồng thời sẽ thông báo đầy đủ cho tất cả giám đốc, thành viên Ủy ban Kiểm toán và Giám sát cũng như nhân viên về các quy định này.
- Chúng tôi sẽ thiết lập một hệ thống hợp tác với các cơ quan chuyên môn bên ngoài như cảnh sát để giải quyết các yêu cầu vô lý, bạo lực có tổ chức và các hành vi phạm tội của các thế lực phản xã hội.
