Chính sách Bảo mật
Về việc sử dụng thông tin cá nhân
Công ty Cổ phần GMO TECH
Giám đốc đại diện và Tổng giám đốc điều hành Akito Suzuki
Chúng tôi nhận thấy rằng thông tin cá nhân mà chúng tôi thu thập được từ khách hàng và thông tin cá nhân của nhân viên (bao gồm thông tin cá nhân cụ thể, sau đây gọi là "thông tin cá nhân") thông qua các hoạt động kinh doanh của chúng tôi là tài sản thông tin rất quan trọng đối với chúng tôi và việc đảm bảo bảo vệ thông tin cá nhân đó là trách nhiệm xã hội quan trọng của công ty chúng tôi.
Do đó, chúng tôi sẽ xử lý thông tin cá nhân thu được thông qua các hoạt động kinh doanh của mình theo chính sách sau đây và sẽ mang lại sự an tâm cho khách hàng và nhân viên cũng như thực hiện trách nhiệm xã hội của chúng tôi liên quan đến việc bảo vệ thông tin cá nhân.
1.Về việc thu thập, sử dụng và cung cấp thông tin cá nhân
- Chúng tôi sẽ thu thập thông tin cá nhân thông qua các biện pháp hợp pháp và công bằng.
- Chúng tôi sẽ sử dụng thông tin cá nhân trong phạm vi cần thiết để đạt được mục đích sử dụng.
- Khi cung cấp thông tin cá nhân cho bên thứ ba, chúng tôi sẽ xin sự đồng ý trước của cá nhân đó.
- Chúng tôi sẽ không sử dụng thông tin cá nhân thu thập được cho bất kỳ mục đích nào khác và sẽ thực hiện các biện pháp để đảm bảo điều này.
- Nếu cần sử dụng thông tin cho mục đích khác với mục đích đã định, chúng tôi sẽ xin sự đồng ý của bạn cho mục đích sử dụng mới trước khi sử dụng thông tin.
2.Về luật, quy định, hướng dẫn quốc gia và các tiêu chuẩn khác (sau đây gọi là "Luật, v.v.")
Chúng tôi sẽ luôn nỗ lực để nhận thức được các luật lệ và quy định liên quan đến doanh nghiệp xử lý thông tin cá nhân của mình và sẽ thông báo cho nhân viên (sau đây gọi là "nhân viên") và các đối tác kinh doanh về các luật lệ và quy định này và tuân thủ chúng.
3.Về việc quản lý an toàn thông tin cá nhân
- Để ngăn ngừa rò rỉ, chúng tôi sẽ thực hiện các biện pháp thích hợp cho máy tính, mạng, cơ sở vật chất và thiết bị.
- Để đảm bảo thông tin không bị mất hoặc hư hỏng, chúng tôi sẽ chuẩn bị ứng phó với các thảm họa, sự cố, v.v. Chúng tôi cũng sẽ sao lưu thông tin để chuẩn bị cho mọi tình huống bất ngờ.
- Chúng tôi sẽ tiến hành kiểm tra và nhanh chóng khắc phục mọi vi phạm, sự cố hoặc tai nạn được phát hiện, đồng thời thực hiện các biện pháp phòng ngừa để giải quyết mọi điểm yếu.
- Chúng tôi sẽ giáo dục kỹ lưỡng nhân viên và đối tác kinh doanh về vấn đề an toàn.
4.Khiếu nại và tham vấn
Chúng tôi sẽ trả lời các câu hỏi một cách phù hợp và nhanh chóng.
5.Về cải tiến liên tục
Để thực hiện chính sách bảo vệ thông tin cá nhân, hệ thống quản lý bảo vệ thông tin cá nhân của công ty chúng tôi sẽ theo dõi và kiểm tra tình hình tuân thủ các quy định nội bộ, nỗ lực phát hiện các vi phạm, sự cố, tai nạn và điểm yếu, đồng thời yêu cầu ban quản lý xem xét lại hệ thống. Chúng tôi sẽ phản ánh những điều này trong các biện pháp quản lý và quy định nội bộ, đồng thời nỗ lực cải thiện liên tục hệ thống quản lý bảo vệ thông tin cá nhân.
Chúng tôi sẽ tuân thủ luật pháp và quy định khi thực hiện cải tiến.
Về việc xử lý thông tin cá nhân
1.Mục đích thu thập thông tin
1.Thông tin người hỏi (những người liên hệ với chúng tôi qua biểu mẫu yêu cầu trên trang web của chúng tôi)
Trả lời các câu hỏi
2.Thông tin cổ đông của chúng tôi
- Để thực hiện các quyền của cổ đông và hoàn thành nghĩa vụ của họ theo Luật Công ty và các luật khác, chẳng hạn như gửi thông báo về các cuộc họp cổ đông chung
- Cung cấp nhiều thông tin và dịch vụ khác nhau liên quan đến tình trạng cổ đông (nhiều chương trình phúc lợi cho cổ đông, v.v.)
- Thực hiện nhiều biện pháp khác nhau để tạo điều kiện thuận lợi cho mối quan hệ giữa các cổ đông và công ty chúng tôi (khảo sát, v.v.)
- Để quản lý thông tin như tạo dữ liệu cổ đông theo các tiêu chuẩn được quy định dựa trên các luật và quy định khác nhau
3.Thông tin về người xin việc (lấy từ các trang web thông tin việc làm, công ty tuyển dụng, v.v.)
Tuyển dụng
4.Thông tin ứng viên xin việc
Tuyển dụng
5.Thông tin nhân viên
Quản lý việc làm và nhân sự của nhân viên, v.v.
6.Thông tin nhân viên của các công ty con của chúng tôi
Gia công các công việc chung, nhân sự, lao động và các hoạt động văn phòng khác
Tiết lộ các vấn đề liên quan đến dữ liệu cá nhân được lưu giữ
1.Tên và địa chỉ của chủ doanh nghiệp và tên của người đại diện
Tên: GMO TECH Holdings, Inc.
Địa chỉ: 26-1 Sakuragaokacho, Shibuya-ku, Tokyo
Tên người đại diện: Akito Suzuki, Chủ tịch kiêm Tổng giám đốc điều hành
2.Mục đích sử dụng tất cả dữ liệu cá nhân được lưu giữ
Vui lòng xem mục đích sử dụng ở trên.
3.Quy trình phản hồi các yêu cầu tiết lộ, v.v. về dữ liệu cá nhân được lưu giữ (điều này đề cập đến việc tiết lộ (bao gồm hồ sơ cung cấp cho bên thứ ba), chỉnh sửa, bổ sung hoặc xóa nội dung, tạm ngừng sử dụng, xóa, tạm ngừng cung cấp cho bên thứ ba và thông báo về mục đích sử dụng; các quy định tương tự được áp dụng sau đây).
Quy trình phản hồi yêu cầu tiết lộ, v.v. từ cá nhân hoặc đại diện của họ liên quan đến dữ liệu cá nhân do Công ty nắm giữ như sau:
1.Liên hệ để yêu cầu tiết lộ thông tin, v.v.
Đối với các yêu cầu tiết lộ thông tin, v.v., vui lòng đính kèm các tài liệu cần thiết vào Mẫu yêu cầu tiết lộ thông tin cá nhân và gửi qua email hoặc thư.
Nếu gửi qua đường bưu điện, vui lòng sử dụng phương pháp cho phép ghi nhận quá trình giao hàng, chẳng hạn như gửi thư ghi nhận quá trình giao hàng hoặc gửi thư bảo đảm thông thường.
Chúng tôi sẽ rất cảm kích nếu bạn có thể viết "Yêu cầu tiết lộ thông tin cá nhân, v.v. kèm theo" bằng mực đỏ trên phong bì.
2.Các tài liệu cần nộp khi yêu cầu tiết lộ thông tin, v.v.
Khi yêu cầu tiết lộ thông tin, v.v., vui lòng điền đầy đủ thông tin bắt buộc vào mẫu yêu cầu tiết lộ thông tin cá nhân.
3.Xác minh danh tính
Chúng tôi sẽ xác minh danh tính của người yêu cầu tiết lộ thông tin, v.v. qua điện thoại. Tuy nhiên, nếu không thể xác minh qua điện thoại, chúng tôi có thể yêu cầu bạn nộp bản sao giấy phép lái xe, thẻ đăng ký thường trú, thẻ bảo hiểm y tế, v.v.
4.Yêu cầu tiết lộ, v.v. của người đại diện
Nếu bạn muốn ủy quyền yêu cầu tiết lộ, v.v. cho một đại lý, vui lòng đính kèm các tài liệu sau đây ngoài mẫu yêu cầu tiết lộ, v.v. thông tin cá nhân.
- Tài liệu (bản sao) để xác minh danh tính của người đại diện
Một trong những giấy tờ sau: bằng lái xe, bản sao đăng ký thường trú, thẻ bảo hiểm y tế
*Vui lòng chuẩn bị một bản sao có ghi địa chỉ đăng ký của bạn được bôi đen. - Giấy ủy quyền (Người được ủy quyền phải đóng dấu vào giấy ủy quyền và đính kèm giấy chứng nhận đăng ký con dấu cho con dấu đó. Nếu người đại diện là đại diện hợp pháp như cha mẹ, họ có thể nộp bản sao có chứng thực hoặc trích lục sổ hộ khẩu hoặc thẻ đăng ký thường trú thể hiện mối quan hệ của họ với người được ủy quyền thay cho giấy ủy quyền.)
5.Phí yêu cầu tiết lộ và thông báo mục đích sử dụng
Nếu bạn yêu cầu tiết lộ thông tin cá nhân và thông báo mục đích sử dụng, bạn sẽ phải trả phí 500 yên (chưa bao gồm thuế) cho mỗi yêu cầu.
Để thanh toán phí, vui lòng chuyển khoản 500 yên (chưa bao gồm thuế) qua ngân hàng.
*Khi xác minh danh tính của bạn, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn thông tin tài khoản ngân hàng để chuyển khoản.
*Vui lòng thanh toán phí chuyển khoản ngân hàng.
Xin lưu ý rằng nếu phí không đủ hoặc nếu chúng tôi không thể xác nhận khoản thanh toán của bạn, chúng tôi sẽ không thể tiết lộ hoặc thông báo cho bạn về mục đích sử dụng.
6.Cách phản hồi yêu cầu tiết lộ thông tin, v.v.
Chúng tôi sẽ phản hồi bằng phương thức do người yêu cầu cung cấp (email, fax, thư).
4.Các biện pháp được thực hiện để quản lý an toàn dữ liệu cá nhân được lưu giữ
Chúng tôi đã thực hiện các biện pháp kiểm soát an toàn sau đây liên quan đến việc xử lý dữ liệu cá nhân do công ty chúng tôi nắm giữ.
1.Các biện pháp kiểm soát an ninh tổ chức
Chúng tôi tiến hành tự kiểm tra, kiểm toán nội bộ và kiểm toán bên ngoài thường xuyên.
2.Các biện pháp quản lý an toàn nhân sự
Chúng tôi yêu cầu nhân viên cam kết bảo mật thông tin và thường xuyên đào tạo cho nhân viên.
3.Các biện pháp kiểm soát an toàn vật lý
Chúng tôi quản lý các khu vực xử lý thông tin cá nhân và thực hiện các biện pháp để ngăn chặn hành vi trộm cắp thiết bị và phương tiện điện tử.
4.Các biện pháp kiểm soát an toàn kỹ thuật
Chúng tôi đã triển khai một hệ thống để bảo vệ chống lại sự truy cập trái phép từ bên ngoài.
5.Liên hệ để khiếu nại về việc xử lý dữ liệu cá nhân được lưu giữ
Tháp Cerulean, 26-1 Sakuragaokacho, Shibuya-ku, Tokyo 150-8512
GMO TECH Holdings, Inc. Bàn hỏi đáp thông tin cá nhân
Địa chỉ email: hd-ask@hd.gmotech.jp